Retrabalho: Como Integrar informações e evidências

 

Você já teve a sensação de que sua equipe apurou um caso e, no fim, descobriu que outras áreas já possuíam parte das mesmas informações? E que, se essas informações estivessem disponíveis desde o início, poderiam ter agilizado o processo, economizado tempo precioso ou até contribuído para a qualidade do resultado?

E aí vem a pergunta matadora: como integrar informações entre as áreas sem comprometer a independência das funções, a qualidade ou a estratégia das apurações? Onde sua área ou a Segurança Empresarial se encaixa em tudo isto?

Parece uma questão operacional, mas não é. E você, como Gestor, pode ser o catalisador dessa integração. Quando falamos sobre quem obtém a informação, quem pode utilizá-la, como as áreas se relacionam e até onde vai a responsabilidade de cada uma delas, entramos no campo da Governança.

Ah, a Governança! Para os níveis gerenciais e a alta liderança, essa palavra não é novidade. Mas, para posições intermediárias, staff ou bases operacionais, não se engane: ainda é um bicho de sete cabeças.

E veja que interessante: as áreas da Empresa utilizam, cada uma em sua esfera, parte dos riscos identificados pela organização e os transforma em ações concretas, como proteção de pessoas e ativos, controle de acesso, prevenção de perdas, inteligência, apurações, proteção de instalações, segurança das operações, resposta a incidentes, entre outras. Então, basicamente, a Segurança Empresarial deve estar estruturada sob os princípios da Governança e alinhada aos objetivos do negócio. O desafio é fazer essa conexão chegar à equipe, para que as pessoas entendam não apenas o que estão protegendo, mas, o mais importante, o porquê daquilo para o negócio. Estabeleça essa conexão com sua equipe e... voilà!

O problema talvez não seja falta de controle

Na Segurança Empresarial, costumamos ver que a equipe apurou e depois, RH, Jurídico, TI, Compliance, Auditoria ou outra área solicitaram novamente as informações. Ou o contrário: a equipe realizou o levantamento para, então, descobrir que boa parte das evidências já estava disponível em outra área. E mais, a dor de cabeça com a duplicidade de informação gerada. O problema, muitas vezes, não é falta de controle. É falta de integração entre as áreas.

Será que TI não tem aquele log que precisamos? Antes de iniciar determinado levantamento, verificamos o CFTV, os registros de acesso, as informações do RH ou os documentos do Compliance? Não é trabalhar mais, é trabalhar melhor e integrar com qualidade.

Perguntas simples podem reduzir o retrabalho e integrar o processo:

“Quem já verificou isso?”

“Essa evidência existe em outra área?”

“Posso utilizar essa informação com segurança e confiabilidade?”

“Compartilhar essa informação compromete alguma apuração em andamento?”

E, novamente, vale ressaltar: o Gestor de Segurança deve sempre avaliar se até mesmo a solicitação de documentos, evidências ou simples perguntas podem afetar a apuração ou criar viés nas demais áreas.

No Checklist POA, por exemplo, diferentes áreas podem contribuir com informações, mas cada uma continua decidindo aquilo que pertence à sua alçada. Penso que este artigo, ironicamente, integra a gestão estratégica proposta no POA.

Tudo isso parece óbvio

Aproveitar avaliações e evidências confiáveis que já existem. Pois é. Mas alguém precisa provocar essa integração, ou pelo menos começar. É aí que o Gestor de Segurança pode ampliar sua contribuição. Ele deixa de ser apenas um gerador de relatórios ou executor de controles e passa também a atuar como integrador de informações confiáveis para o negócio.

E o que isso significa para o comando da empresa?

Decisões mais rápidas, menos retrabalho, melhor utilização dos recursos e uma visão mais consistente dos riscos. Em outras palavras, melhor Governança.

Segurança estratégica não é aquela que simplesmente cria mais controles. É aquela que também consegue conectar, de maneira inteligente, as informações que já existem. Por isso, defendo que o Gestor de Segurança, além do conhecimento técnico profissional, deve se valer de cultura geral ampla e irrestrita. E saber conectar tudo isso à Segurança, às demais áreas, alta Gestão e aos objetivos do negócio.

E talvez seja justamente aí que a Segurança Empresarial dê um dos passos mais importantes em direção a uma atuação verdadeiramente estratégica: deixar de enxergar apenas seus próprios controles e começar a compreender como suas informações, seus riscos e suas decisões se conectam com o restante da organização.

Ter independência não significa isolamento. Integrar evidências não significa integrar investigações. Uma Segurança Empresarial madura não precisa escolher entre integração e independência. Precisa aprender a administrar as duas.

Integração sem critério pode gerar risco. Integração com responsabilidade gera valor.

Porque proteger o patrimônio continua sendo fundamental, mas entender como essa proteção contribui para o negócio é o que transforma Segurança Patrimonial em Segurança Empresarial.

Para mais temas interessantes, acesse 5 minutos de Segurança 😉

Fonte: Checklist de Gestão de Segurança – Proteção de Ativos (POA)

Fonte e licença: Este artigo utiliza como referência a publicação... 

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... da t-Risk – Plataforma de Gestão de Riscos, disponibilizada sob a licença Creative Commons Atribuição-NãoComercial 4.0 Internacional (CC BY-NC 4.0). Os conceitos utilizados foram interpretados e contextualizados pelo autor para aplicação à Segurança Empresarial. O conteúdo deste artigo não representa reprodução integral da obra original.

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